Otolio（旧スマート書記）レビュー:議事録の前後まで自動化できるか

「スマート書記」を探したら、見慣れない「Otolio（オトリオ）」という名前が出てきます。別サービスではありません。スマート書記は2025年12月1日にOtolioへ名称を変え、議事録作成だけでなく、会議前の準備や会議後の処理まで扱うサービスへ軸足を広げました。[5]

今回の評価は、2026年9月4日に確認した公式情報に基づきます。料金や機能は変わるため、契約前に公式サイトで再確認してください。

Otolioで変わったところ

従来のスマート書記は、録音、文字起こし、要約を扱うAI議事録サービスでした。[5] Otolioでは、この流れに会議の前後が加わっています。[5]

公式の機能ページには、カレンダー連携によるBot（会議へ自動参加する記録用プログラム）の自動参加、テンプレートに沿った議事録の生成、ToDo抽出、メール下書きの生成、CRM（顧客管理ツール）への議事録登録などが並びます。[3]

カレンダー予定
      ↓
Botが会議へ参加・録音
      ↓
文字起こし → 要点・ToDo抽出
      ↓
議事録の共有／メール下書き／CRM登録

録音後に要約を作るだけなら、競合する選択肢は多くあります。Otolioの違いは、会議後に発生する転記や連絡まで同じ流れに含めようとしている点です。個人的には、文字起こし精度の小さな差よりも、議事録から別の業務へ移るときの手数を減らせるかが選定の分かれ目になると感じます。

議事録機能は法人運用を意識した構成

議事録まわりには、リアルタイム文字起こし、話者分離、フィラー（「えー」「あのー」などの間を埋める言葉）除去、横断検索があります。要点やToDoは元の音声とひも付き、該当箇所を聞き直せます。カスタムテンプレートを選び、会議の種類に合わせた形式で議事録を生成することも可能です。[3]

Word・PDF形式でのダウンロードにも対応しています。[3] 社内の保存様式が決まっている組織では、AIの画面だけで完結させず、既存の文書管理へ戻せるのは実務上の利点です。

ただし、公式ページに並ぶ機能が自社の運用ですべて使えるとは限りません。たとえばCRM連携を評価するなら、対象製品、更新できる項目、反映前の確認手順をトライアルで確かめる必要があります。

料金は公開定額ではなく、利用量に合わせる方式

Otolioの料金は「初期費用＋AIクレジット」で構成されます。[2] アカウント数ではなく、文字起こしやAI要約などで消費するAIクレジット（AI処理の利用量の単位）を契約する方式です。[2] 公式料金ページには具体的な金額がなく、会議量と使い方を聞いたうえで個別に提示すると案内されています。[2]

人数課金ではないため、アカウントを追加しても料金は変わらないと案内されています。[2] 閲覧者を含めて広く配りたい組織には合わせやすい設計です。一方、少人数で月に数回しか会議を録音しない場合は、問い合わせるまで費用感を比較しにくい点が気になります。

無料トライアルは14日間で、機能制限はないと案内されています。[1][2] 対象は、法人または団体として商用契約を検討する利用者です。[1] トライアルでは「何時間録音できたか」だけでなく、1か月分の会議量から必要なAIクレジットを見積もるところまで確認したいです。

セキュリティで確認できること

会議音声には人事、顧客、契約の話が混ざります。Otolioは、保存する文書・音声のAES256（強度の高い暗号化方式）などによる暗号化、通信のTLS 1.2（通信内容を暗号化する方式）などによる暗号化、WAF（不正アクセスを防ぐ仕組み）を明記しています。[4] 運営会社はISO 27001（情報セキュリティ管理の国際規格）認証を2020年4月13日に取得したとしています。[4]

管理機能として、多要素認証（パスワードに加えて別の確認を求める仕組み）、監査ログ（誰がいつ何を操作したかの記録）、IPアドレス制限（接続できる通信元の限定）、パスワード有効期限も案内されています。[4] ただし、料金ページではSAML認証（企業向けシングルサインオン）とIPアドレス制限をオプションとしています。[2] これらを必須要件にする組織は、見積もり時に追加費用と提供条件を確認してください。

公式サイトのFAQでは、データは東京リージョン（データセンターの設置地域）を基本とする国内データセンターで保管し、顧客の許可なく機械学習に使わないと説明しています。[1] 導入審査では、この説明だけで済ませず、保存期間、退会時の削除、委託先、管理者権限の範囲を契約書類でも照合するのが安全です。

トライアルで試したい会議

きれいなデモ音声だけでは、相性を判断できません。普段の会議から条件の違う2本を選ぶと、弱点が見えやすくなります。

• 固有名詞が多く、複数人が発言する定例会議
• ToDo、期限、担当者が実際に決まる会議

評価時は、誤変換の数より「公開できる議事録に直すまで何分かかったか」を測ります。ToDoの担当者と期限が正しいか、音声へ戻って根拠を確認できるか、Word・PDFや連携先へ渡した後に手直しが増えないかも記録します。

Otolioは、無料で気軽に使い続ける個人向けツールというより、会議の件数が多く、議事録の作成後にもメールやCRM入力が残る組織向けです。14日間のトライアルでは、文字起こし単体ではなく、会議終了から共有・転記までの時間を導入前後で比べると判断しやすくなります。

Sources

[1] https://www.smartshoki.com — Otolio（旧：スマート書記）公式サイト [2] https://www.smartshoki.com/pricing — 料金 | Otolio（旧：スマート書記） [3] https://www.smartshoki.com/feature — 特徴・機能 | Otolio（旧：スマート書記） [4] https://www.smartshoki.com/security — セキュリティ | Otolio（旧：スマート書記） [5] https://www.smartshoki.com/news/post-7147 — 会議音声を活用したAIエージェント「Otolio（オトリオ）」へ名称変更