AI議事録ツール導入前のセキュリティチェックリスト:確認すべき7項目
会議音声には、人事・財務・取引先情報など機密情報が含まれます。AI議事録ツールの導入で最初に整理すべきはセキュリティです。導入前に確認したい7項目をチェックリストにまとめました。
導入前チェックリスト
- データの保存先 — 音声・文字起こしデータがどの国・どのクラウドに保存されるか
- AIの学習利用 — アップロードしたデータがAIモデルの学習に使われないか(オプトアウトの可否)
- 第三者認証 — ISO/IEC 27001 などの情報セキュリティ認証を取得しているか
- アクセス権限 — 議事録の閲覧・編集権限をメンバー単位で制御できるか
- 保存期間と削除 — データの保持期間を設定でき、退会時に完全削除されるか
- 通信の暗号化 — 転送時・保存時の暗号化が明記されているか
- 監査ログ — 誰がいつ議事録にアクセスしたかを追跡できるか(法人プランで提供されることが多い)
各項目は、サービスのセキュリティホワイトペーパーや利用規約で確認できます。営業担当に問い合わせると資料をもらえることも多いです。
社内ルールも忘れずに
ツール側の対策と同じくらい重要なのが、社内の運用ルールです。
- 録音の同意: 社外参加者がいる会議では、録音・AI文字起こしの利用を事前に伝えて同意を得る
- 対象会議の線引き: 人事評価など特に機微な会議は対象外にする、といった基準を決めておく
- 共有範囲の初期設定: 議事録の共有リンクを「社内限定」を既定にするなど、うっかり公開を防ぐ
まとめ
セキュリティ要件は「導入後に気づいて乗り換える」ことになりやすいポイントです。トライアルの段階で上の7項目を確認表にして、候補ツールを横並びでチェックすることをおすすめします。
当サイトの比較記事でも、セキュリティ認証の取得状況は重要な比較軸として扱っています。あわせてご覧ください。